Te suena si…
- Tienes treinta y un contratos de tu negocio y necesitas saber cuándo vence cada uno.
- Los datos que buscas están en treinta y un PDF, cada uno con un formato distinto.
- Abrir los documentos uno a uno te llevaría una semana.
Antestreinta y un documentos con formatos distintos.
Despuésuna tabla con una fila por documento y las mismas columnas en todas.
El método
- Define tú las columnas antes de pasarle ningún documento. Así la IA no decide por ti qué es importante, y todas las filas son comparables.
- Dale los sinónimos de cada dato: el vencimiento puede aparecer como «duración», «vigencia» o «finalizará el». Y dile qué hacer si no lo encuentra: «no encontrado», nunca deducirlo de otra fecha.
- Pide el nombre del archivo en cada fila. Sin eso, cuando un dato no te cuadre, no sabrás de qué documento sale.
Hazlo ahora
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Dale contexto
Lo que escribas se guarda en este navegador para los demás casos. Es lo que evita la respuesta genérica.
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Pídeselo
Cambia lo que va entre corchetes por tus datos. Lo que dejes vacío se copia tal cual.
Voy a pasarte varios documentos. De cada uno extrae: . El dato puede aparecer con otros nombres: . Ponlo todo en una única tabla, una fila por documento, con esas columnas exactas y una primera columna con el nombre del archivo. Si un dato no aparece, escribe «no encontrado»; no lo deduzcas de otro campo ni de otra fecha. Al final, dime cuántos documentos has recibido y cuántas filas has hecho.
Versión exprés, para el móvil
De cada documento, saca a una tabla con el nombre del archivo, «no encontrado» si falta, y dime cuántos has procesado.
Privacidad. si los documentos tienen datos personales (empleados, clientes), quítalos si la tabla no los necesita. Tienes el método en el caso 62.
Dáselo a tu agente
Es el caso más mecánico del libro y donde más tiempo te ahorra un agente: delegación total.
Objetivo. Que lea los 31 documentos y te devuelva una sola tabla con los mismos datos de cada uno: las columnas que tú definas, una fila por documento.
Contexto. Necesita acceso a los documentos y la lista exacta de campos a extraer, con ejemplos si algún campo es ambiguo. Haz primero una prueba con tres documentos: si la tabla sale bien, lanza los otros 28.
Restricciones. No rellena campos que no encuentra: los deja vacíos y te avisa. No "normaliza" datos dudosos por su cuenta (fechas ambiguas, importes sin moneda): los marca. No borra ni modifica los originales.
Permisos mínimos. Solo lectura de la carpeta con los documentos.
Cómo revisarlo. Comprueba que hay 31 filas y revisa por muestreo cinco o seis contra los originales. Revisa entera cualquier columna donde haya muchos vacíos: puede ser un campo mal definido. Buena señal: los vacíos y las dudas vienen marcados. Mala señal: una tabla sin un solo hueco con documentos heterogéneos: probablemente ha inventado algo.
Cuándo no delegarlo. Si los documentos son muy distintos entre sí, no lo lances a lo grande: prueba con tres, ajusta los campos y luego escala. Y si un dato es crítico (un importe que vas a declarar), verifícalo en el original siempre.
Ejemplo resuelto
Le das
31 contratos de su taller (alquiler del local, luz, agua, internet, seguros, gestoría, renting de la furgoneta, alarma, mantenimiento…). Columnas: proveedor, vencimiento, preaviso, importe anual.
Te devuelve
Una tabla con 31 filas, con el nombre del archivo en cada una y «no encontrado» en cuatro celdas de preaviso. «He procesado los 31 documentos.»
Lo que pilló el Compruébalo
Tres de sus contratos no ponían fecha de vencimiento: eran indefinidos con preaviso. La IA no escribió «no encontrado», sino la primera fecha que aparecía, la de firma. Jaime lo vio porque esas tres «fechas de vencimiento» eran anteriores a hoy y los servicios seguían funcionando. Una fecha que no tiene sentido es la pista para comprobar.
Que no te pase
Fallos típicos
- No encuentra un dato porque el documento lo llama de otra formadale los sinónimos habituales.
- Deduce un dato de otra fecha o de otro campoinsiste en que «no encontrado» es una respuesta válida y mejor que una suposición.
- Mezcla información de dos documentos en una filapásalos por lotes y pide el nombre del archivo en cada fila.
- Al pegar en Excel todo cae en una celdacopia la tabla ya dibujada o descárgala como CSV si tu herramienta lo permite.
Compruébalo
Con la tabla hecha:
Sube de nivel
- Nivel 1. Prueba primero con tres documentos pegados como texto: ajusta las columnas con esa muestra antes de subir el resto.
- Nivel 2. Sube los archivos en lotes y pide la tabla en un formato exportable.
- Nivel 3. Si repites esto cada mes con muchos documentos, existen flujos automáticos que leen una carpeta entera y generan la tabla.
Para sacarle más
Una historia real
Así le pasó a Jaime
Jaime es autónomo y tiene un taller. Quería saber cuándo vencían sus 31 contratos: el alquiler del local, la luz, el agua, el internet, los seguros, la gestoría, el renting de la furgoneta, la alarma, el mantenimiento… Necesitaba la fecha de vencimiento, el preaviso para cancelar y el importe anual de cada uno. Estaban en PDF, cada uno con un formato. Le pidió a la IA una tabla con esas columnas, con «no encontrado» si faltaba el dato y el nombre del archivo en cada fila. Salieron 31 filas. En tres, la «fecha de vencimiento» era en realidad la fecha de firma: esos contratos no ponían vencimiento y la IA había cogido la primera fecha que vio.
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Revisado en septiembre de 2026. Sin cambios desde la edición impresa.